Șef depozit farmaceutic

1. DISPOZIŢII GENERALE

1.1. Șeful depozitului farmaceutic este numit şi eliberat din funcţie prin ordinul directorului „Lismedfarm” SRL în conformitate cu legislația în vigoare.
1.2. Activează în subdiviziunea „Depozit farmaceutic” și se subordonează nemijlocit directorului „Lismedfarm” SRL și specialistului în domeniul calității.
1.3. În activitatea sa profesională șeful depozitului se conduce de Legile Parlamentului RM, Hotărârile de Guvern, Ordinele Ministerului Sănătății, DAN în vigoare (Farmacopei, Monografii Farmacopeice), dispoziţiile directorului, procedurile și instrucțiunile de lucru al sistemului de management al calității.

2. CERINȚELE ȘI APTITUDINILE NECESARE POSTULUI

2.1. Cerințe:
• studii superioare farmaceutice;
• categorie de calificare;
• experiență în domeniu minimum 2 ani;
• cunoașterea orientărilor și principiilor GDP, ISO 9001;
• cunoașterea legislației în domeniu;
• operare PC – Microsoft Office (Word, Excel, etc);
• cunoașterea sistemelor informaționale-automatizate („1C”, „ONIX”, etc).

2.2. Aptitudinile necesare postului:
• abilitate de a crea și lucra în echipă;
• spirit organizatoric;
• capacitate de a evalua și lua decizii prompte;
• atenție la detalii;
• punctualitate;
• discernământ și capacitate de a rezolva probleme;
• abilități de comunicare interpersonală;
• adaptabilitate la situații de criză;
• corectitudine și loialitate;
• echilibru emoțional.

3. ATRIBUŢII FUNCŢIONALE

3.1. Asigură gestiunea fizică a stocurilor de produse.
3.2. Organizează recepția, păstrarea și expedierea operativă și eficace a produselor.
3.3. Verifică cantitativ și calitativ produsele recepționate și semnează documentele de însoțire a acestora.
3.4. Solicită de la șoferi raportul termic pentru perioada de transportare a medicamentelor recepționate de la furnizori.
3.5. Întocmește acte de neconformitate în cadrul recepției în cazul depistării divergențelor cantitative și calitative.
3.6. Transmite documentele de însoțire a produselor recepționate subdiviziunii „Marketing și vînzări” pentru introducerea informațiilor în sistemul informațional-automatizat.
3.7. Organizează plasarea și/sau transferarea zonală a produselor în dependență de statut, regim termic și flux funcțional în concordanță cu prevederile informațiilor documentate interne și actelor normative în vigoare.
3.8. Supraveghează menținerea condițiilor de microclimat din spațiile de depozitare și efectuează înscrierile corespunzătoare în registrele de monitorizare a condițiilor de microclimat.
3.9. Coordonează și supraveghează acțiunile de încărcare și descărcare a produselor.
3.10. Coordonează și monitorizează etapele de pregătire a comenzilor clienților.
3.11. Întocmește borderoul de predare-primire produse către beneficiar reieșind din itinerarele aprobate.
3.12. Verifică corespunderea condițiilor de microclimat și a stării igienice a unităților de transport.
3.13. Interzice încărcarea produselor în unitatea de transport dacă în foaia de parcurs nu este inscripţia „Admis” şi semnătura inspectorului Controlului treziei.
3.14. Verifică, semnează și înmânează șoferilor documentele de însoțire a mărfurilor pentru fiecare beneficiar.
3.15. Ține evidența și înregistrează informațiile referitoare la recepția și eliberarea medicamentelor supuse evidenței cantitative în registru de evidență corespunzător.
3.16. Monitorizează și organizează accesul angajaților în conformitate cu lista de acces a personalului în cadrul depozitului, aprobată de directorul întreprinderii.
3.17. Organizează accesul vizitatorilor în spațiile de depozitare, inclusiv a reprezentanților instituțiilor de control și/sau de reglementare și supraveghere a activității farmaceutice.
3.18. Instruiește vizitatorii privind accesul și normele de conduită în spațiile de depozitare.
3.19. Informează specialistul în domeniul calității despre apariția deviațiilor în cadrul operațiunilor desfășurate.
3.20. Participă la implementarea acțiunilor corective.
3.21. Monitorizează zilnic respectarea de către personalul depozitului a igienei și normelor de conduită în spațiile de depozitare și întreprinde acțiunile ce se impun în cazul nerespectării acestora în conformitate cu prevederile procedurilor aprobate.
3.22. Examinează stațiile de deratizare și dezinsecție și efectuează înscrieri în registru corespunzător.
3.23. Verifică zilnic efectuarea eficientă a igienizării spațiilor de depozitare și ulterior semnează fișele de igienizare.
3.24. Verifică corectitudinea preparării soluțiilor de detergenți și dezinfectanți și asigură schimbarea dezinfectanților în conformitate cu graficul aprobat.
3.25. Asigură prelevarea probelor de medicamente pentru efectuarea controlului calității de către LCCM din cadrul AMDM.
3.26. Coordonează activitățile ce se impun pentru gestionarea deșeurilor generate în urma desfășurării fluxurilor operaționale.
3.27. Participă la instruirile interne și externe conexe cerințelor GDP și sistemului de management al calității.
3.28. Execută ordinele și dispozițiile directorului în scopul realizării obiectivelor Politicii calității ale întreprinderii.
3.29. Execută sarcinile delegate de specialistul în domeniul calității în scopul implementării și menținerii sistemului de management al calității, precum și acțiunilor de îmbunătățire continuă a acestuia.
4. DOCUMENTE DE REGLEMENTARE
Legea RM Nr.1409-XIII din 17.12.1997 „Cu privire la medicamente”.
Ordinul Ministerului Sănătăţii Nr. 1400 din 09.12.2014 „Cu privire la aprobarea Regulilor de bună practică de distribuţie a medicamentelor (GDP) de uz uman”.
Ordinului Ministerului Finanțelor Nr.60 din 29.05.2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea;
Ordinul Nr. 521 din 01-06-2012 privind controlul de stat al calităţii medicamentelor.
Hotărîrea de Guvern Nr. 128 din 06.02.2012 „Cu privire la aprobarea Cerinţelor tehnice faţă de încăperile şi obiectivele în care se păstrează substanţe narcotice, psihotrope şi/sau precursori”.
Hotărîrea de Guvern Nr. 504 din 12.07.2012 „Pentru aprobarea Regulamentului sanitar privind dotarea şi exploatarea farmaciilor şi depozitelor farmaceutice”.

5. DREPTURI FUNCŢIONALE

5.1. Șeful depozitului are următoarele drepturi funcționale:
 asigurarea unui mediu intern adecvat și favorabil desfășurării atribuțiilor funcționale;
 dotarea locului de lucru cu echipamentele necesare;
 instruirea primară și continuă necesară menținerii unui nivel adecvat de competență în domeniul GDP, relevant atribuțiilor funcționale;
 perfecţionarea cunoştinţelor profesionale în modul stabilit de legislaţia în vigoare;
 inițierea procesului de inventariere a produselor;
 delegarea de sarcini subalternilor relevante operațiunilor desfășurate;
 luarea deciziilor privind implementarea de acțiuni relevante creșterii eficacității proceselor desfășurate în cadrul subdiviziunii după aprobarea și documentarea prealabilă de către farmacistul-diriginte și specialistul în domeniul calității.
 solicitarea argumentată a unui număr suficient de personal în scopul realizării continui și ritmice a tuturor sarcinilor care intră în responsabilitățile subdiviziunii.
 asigurarea cu autoritatea necesară pentru buna desfășurare a atribuțiilor funcționale.

6. RESPONSABILITĂȚI

6.1. Cunoaște și respectă prevederile informaţiilor documentate interne ale sistemului de management al calităţii implementat în cadrul întreprinderii, precum şi a actelor normative şi legislative în vigoare.
6.2. Răspunde material de siguranţa şi integritatea produselor depozitate.
6.3. Este responsabil de neîntreruperea lanțului rece al produselor termolabile.
6.4. Răspunde de păstrarea corespunzătoare a produselor depozitate în dependență de statut („Medicamente”, „Dispozitive medicale”, „Produse cosmetice”, etc.), regimul de securitate („Stupefiante”, „Psihotrope”, „Precursori”, „Toxice”, etc.) și condițiile de păstrare (+2...+8°C și +15...+25°C).
6.5. Este responsabil de izolarea fizică a produselor care se află în așteptarea unei decizii privind destinația lor sau cele care au fost scoase din stocul comercializabil: „Carantină”, „Produse retrase”, „Produse returnate”, „Produse neconforme”, „Produse falsificate”, „Produse expirate” și întreprinde acțiunile necesare pentru a împiedica posibilitatea livrării acestora.
6.6. Asigură respectarea fluxurilor de personal, operaționale, de produse, deșeuri, etc.
6.7. Este responsabil de exploatarea corectă, rațională și în condiții de siguranță a echipamentelor, instalațiilor și altor mijloace fixe utilizate în activitate, astfel încît să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire atît propria persoană, cît și alți angajați.
6.8. Este responsabil de efectuarea planificată a examenelor medicale periodice și respectarea necondiționată a normelor de conduită în cadrul depozitului.
6.9. Răspunde de realizarea măsurilor necesare menținerii curățeniei impecabile în cadrul depozitului farmaceutic și cooperează în vederea asigurării unui mediu intern adecvat și favorabil.
6.10. Răspunde de verificarea corectitudinii introducerii în sistemul informațional-automatizat a informațiilor din documentele de însoțire a produselor recepționate.
6.11. Este responsabil de asigurarea realizării principiului FEFO (First Expired, First Out - „primul care expiră, primul care pleacă”).
6.12. Garantează recepționarea cantitativă și calitativă a produselor în conformitate cu documentele de proveniență de la furnizorii aprobați.
6.13. Răspunde de utilizarea rațională a spațiilor de depozitare și menținerea acestora în stare curată.
6.14. Este responsabil de expedierea operativă a produselor în conformitate cu itinerarele aprobate.
6.15. Răspunde de întreprinderea acțiunilor necesare pentru a împiedica accesul neautorizat în spațiile de depozitare.
6.16. Răspunde de întocmirea corectă și în timp real a informațiilor documentate interne conexe activităților desfășurate conform procedurilor operaționale.
6.17. Răspunde de confidențialitatea datelor la care are acces.
6.18. Monitorizează procesele desfășurate și propune acțiuni de îmbunătățire a acestora.
6.19. Respectă securitatea muncii, contractul de muncă, Regulamentul Intern și Regulamentul de Organizare și Funcționare al întreprinderii.
6.20. Asigură integritatea bunurilor şi a documentaţiei de serviciu.
6.21. Anunţă imediată directorul despre orice defecţiune sau altă situaţie care poate constitui un pericol de accidentare şi/sau îmbolnăvire.
6.22. Manifestă o atitudine amabilă atît față de colegi, cît și față de clienții cu care vine in contact.